01. Концепция СУЗ

Редактировал(а) Admin Admin 2024/07/03 18:25

Концепция развития системы управления знаниями ФЦК

Направление деятельности ФЦКСЗ в области управления знаниями затрагивает следующие аспекты:

  • идентификация, кодификация и структуризация существующих и новых знаний;
  • создание новых знаний;
  • использование имеющихся знаний при принятии решений;
  • воплощение знаний в продуктах и услугах;
  • передача существующих знаний;
  • поддержание целостности знаний, защита знаний;
  • обеспечение доступа к необходимым знаниям для процессов, систем и людей.

Проблематика ФЦКСЗ в области управления знаниями возникает в процессах, происходящих на различных уровнях взаимодействия:

  1. Взаимодействие ФЦКСЗ с внешними заинтересованными сторонами (Минтруд России, Роструд, СЗН субъектов РФ, ЦЗН, партнеры ФЦКСЗ, экспертное сообщество и др.);
  2. Взаимодействие с ФГБУ «ВНИИ труда»;
  3. Взаимодействие по вертикали управления ФЦКСЗ;
  4. Взаимодействие между структурными и функциональными подразделениями ФЦКСЗ на горизонтальном уровне;
  5. Производственное взаимодействие внутри подразделений ФЦКСЗ.

Недостатки управления знаниями в существующих процессах ФЦКСЗ имеют следующие проявления:

  • Периодическая необходимость внеплановой мобилизации ресурсов ФЦКСЗ для решения задач;
  • Периодическая необходимость выделения дополнительных трудоресурсов на реализацию текущих задач;
  • Периодическая необходимость оперативного поиска компетентных носителей знаний из числа сотрудников ФЦКСЗ
  • Увеличение времени на осуществление поиска актуальных документов и соответствующее увеличение времени на выполнение задач;
  • Необходимость дополнительных трудозатрат на осуществление проверок актуальности имеющихся документов и сравнение версий материалов;
  • Необходимость привлечения дополнительной экспертизы к уже сформированным проектам решений;
  • Возникновение дублирования решений одной и той же задачи;
  • Необходимость восстановления результатов состоявшихся коммуникаций.
  • Увеличение времени на подготовку материалов;
  • Недоиспользование интеллектуального потенциала сотрудников ФЦКСЗ;

Прикладные задачи ФЦКСЗ в области совершенствования управления знаниями должны быть направлены на улучшение следующих параметров:

  1. Время на поиск необходимой для решения задач информации.
  2. Уровень информированности о текущих знаниях ФЦКСЗ.
  3. Уровень сохранения выявленных знаний ФЦКСЗ, включая критически важные знания.
  4. Уровень документированности результатов деятельности и результатов коммуникаций в ФЦКСЗ, включая поддержание актуальности задокументированных знаний.
  5. Уровень использования технологий и инструментов управления знаниями сотрудниками ФЦКСЗ по выявлению, сохранению, обмену и передаче знаний.

Предлагаемые подходы к совершенствованию управления знаниями в ФЦКСЗ предполагают реализацию изменений в текущих процессах деятельности ФЦКСЗ путем дополнения их технологиями управления знаниями и внедрения соответствующих инструментов как локального, так и сквозного характера.

Основные направления мероприятий по совершенствованию управления знаниями в ФЦКСЗ:

  1. Для решения проблем, связанных с отсутствием информации о текущих знаниях:
    1. Формирование карты знаний ФЦКСЗ, позволяющей осуществлять навигацию по местоположению документированных знаний и сотрудников, которые отвечают за поддержание и развитие конкретных знаний.
    2. Развитие корпоративной культуры по участию в развитии карты знаний.
  2. Для решения проблем, связанных с отсутствием знаний в оперативном доступе:
    1. Организация практики по документированию знаний, полученных в результате коммуникаций (экспертные встречи, мозговые штурмы и т.д.) и в результате деятельности (подготовка, согласование и экспертиза документов).
    2. Организация структурированного хранения документированных знаний с помощью текущих инструментов хранения (база знаний, мессенджеры, локальные архивы).
    3. Внедрение технологии по поддержанию в актуальном состоянии сохраненных знаний
  3. Для решения проблем, связанных с сохранением критически важных знаний:
    1. Выявление критически важных знаний;
    2. Организация сохранения критически важных знаний
    3. Организация мероприятий по передаче критических знаний, включая наставничество.

Дорожная карта

МероприятиеСрок
1.

Подготовка концепции (политики) по совершенствованию управления знаниями в ФЦКСЗ

- определение и описание категорий знаний, включая их классификацию,

- описание ролевых сценариев участников системы,

- определение и описание процессов, в которых формируются, используются, передаются знания  в рамках каждого уровня взаимодействия ФЦКСЗ, в том числе с помощью цифровых решений.

Сентябрь 2022
2.

Подготовка карты знаний ФЦКСЗ

- описание знаний и их атрибутов, формируемых в ФЦКСЗ,

- определение носителей знаний ФЦКСЗ,

- определение и описание уровня документированности знаний в структурных и функциональных подразделениях,

- определение и описание уровня актуальности документированных знаний.

Октябрь 2022
3.

Подготовка, адаптация и внедрение инструментов по созданию, выявлению и сохранению знаний

- управление требованиями, в том числе инструментарий для структурирования, учета ограничений, моделирования результатов, формирования метрик результативности, повторного использования требований,

- формализация, документирование знаний в процессе и результате взаимодействия,

- извлечение и применение уроков по осуществленной деятельности, реализованным проектам (lessons learned),

- формирование модели данных, основанных на знаниях для внедрения и учета в информационных инструментах ФЦКСЗ

- сохранение знаний с использованием цифровых средств.

Декабрь 2022
4.

Формирование и адаптация методологии по сохранению критически важных знаний

- модель оценки риска утраты критически важных знаний,

- определение носителей критически важных знаний на основе карты знаний ФЦКСЗ,

- инструменты выявления и формализации критических знаний

- инструменты передачи критических знаний

Декабрь 2022
5.Проведение мероприятий, направленных на развитие культуры работы со знаниями, включая обмен знаниями, сохранение и повторное использованиеЕжемесячно

Работы на перспективу 2023 г.

  • Реализация мероприятий и внедрение инструментов по управлению внутренними экспертными и профессиональными сообществами
  • Внедрение инструментов по сбору, экспертизе и внедрению инновационных идей,
  • Выполнение работ по автоматизации процессов по управлению знаниями
  • Тиражирование практики СУЗ в ФЦКСЗ на ЦЗН