Примерное положение об адаптации персонала государственного учреждения службы занятости населения

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА ГОСУДАРСТВЕННОГО

УЧРЕЖДЕНИЯ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
   1. Настоящее Положение определяет цели, задачи и порядок организации адаптации работников в государственном учреждении службы занятости населения (далее – учреждение).
   2. Целью процесса адаптации является обеспечение быстрого вхождения работника в новую должность, минимизация его возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей, уменьшение дискомфорта первых дней работы.
   3. Основными задачами процесса адаптации являются:

• достижение работником необходимой эффективности работы в минимальные сроки;
• снижение в учреждении уровня текучести на испытательном сроке;
• экономия времени руководителя и работников;
• развитие позитивного отношения нового работника к работе и коллективу;
• освоение работником норм корпоративной культуры, стандартов поведения в учреждении;
• оценка потенциала нового работника.

2. УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА АДАПТАЦИИ – РОЛИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
   1. Участниками процесса адаптации являются:

• непосредственный руководитель работника, проходящего адаптацию;
• наставник;
• служба персонала (в лице руководителя службы и специалиста по адаптации);
• работник, проходящий адаптацию.

1. 2. Ответственность в рамках процесса адаптации персонала

Служба персонала несет ответственность за:

• общую организацию процесса адаптации работников в учреждении;
• планирование мероприятий по адаптации на период;
• разработку (актуализацию) Примерной программы адаптации специалиста учреждения (Приложение 1.1 к настоящему положению);
• разработку (актуализацию) Книги работника в соответствии со структурой, приведенной в Приложении 1.2 к настоящему положению;
• вручение вновь принятым работникам Книги работника;
• подготовку, организацию и проведение вводного курса для новых работников в соответствии со структурой, приведенной в Приложении 1.3 к настоящему положению;
• отбор и подготовку наставников;
• координацию деятельности наставников;
• организацию взаимодействия участников процесса адаптации;
• документационное обеспечение процесса адаптации, организация хранения соответствующих документов;
• анализ процесса прохождения адаптации и предложение мер по его совершенствованию.

Непосредственный руководитель работника, проходящего адаптацию, несет ответственность за:

• подготовку рабочего места для работника;
• организацию процесса адаптации работника в должности;
• отбор и закрепление наставника за работником, проходящим адаптацию;
• участие в разработке и согласование программы адаптации;
• проведение информационно-консультационных встреч с наставником и новым работником при участии специалиста по адаптации;
• оценку эффективности работы наставника и представление руководителю учреждения предложения о мотивации наставника;
• выполнение, при необходимости, роли наставника для работника, проходящего адаптацию.

Наставник несет ответственность за:

• разработку (совместно с непосредственным руководителем работника) программы адаптации;
• контроль реализации мероприятий, предусмотренных в программе адаптации, помощь новому работнику в выполнении сложных задач и устранении ошибок;
• участие в совместных информационно-консультационных встречах с руководителем и новым работником;
• подготовку отчета о результатах своей работы;
• предоставление работнику и коллегам обратной связи по итогам прохождения периода адаптации, выдачу рекомендаций по дальнейшему развитию работника.

Работник, проходящий адаптацию, несет ответственность за:

• активное и инициативное освоение новой должности;
• выполнение программы адаптации;
• конструктивное взаимодействие с непосредственным руководителем, наставником и коллегами;
• подготовку отчета и предоставление обратной связи по итогам адаптации.

3. ЭТАПЫ АДАПТАЦИИ
   1. До приема на работу (перевода на новую должность) работника:

• его непосредственный руководитель рекомендует кандидатуру наставника из числа опытных работников, прошедших специальное обучение;
• директор учреждения утверждает кандидатуру наставника;
• наставник готовит программу адаптации нового работника на основе Примерной программы адаптации специалиста учреждения (Приложение 1.1 к настоящему положению) и согласовывает ее с непосредственным руководителем.

1. 1. Процесс адаптации новых работников включает две части: общую и индивидуальную (адаптацию в должности).
   2. Общая часть адаптации предполагает формирование целостного представления об учреждении, основных направлениях его деятельности, истории, структуре, корпоративной культуре и специфике работы.
   3. Общую часть адаптации организует и проводит служба персонала.
      1. В первый рабочий день специалист по адаптации коротко знакомит нового работника с учреждением и проводит для него небольшую экскурсию по офису. Ознакомительная беседа предполагает следующие основные темы:

• цели и задачи деятельности учреждения, перечень услуг;
• принципы работы с клиентами, основные целевые аудитории получателей услуг учреждения;
• основные этапы рабочего процесса, стандарты качества;
• ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка учреждения;
• основная информация о системе оплаты труда;
• ознакомление с общим графиком работы учреждения;
• система внутренних коммуникаций в учреждении, базовые правила взаимодействия структурных подразделений и работников;
• пространственное знакомство с учреждением – рабочие зоны, расположение функциональных подразделений и др.

1. 1. 1. В первый рабочий день специалист по адаптации помогает новому работнику пройти обязательные процедуры, связанные с приемом на работу (оформление документов, инструктаж по охране труда и пожарной безопасности и т.д.);
      2. Каждому вновь принятому работнику вручается Книга работника, содержащая наиболее актуальную для новичков информацию об учреждении.
      3. Для всех новых работников в течение первой недели работы служба персонала организует вводное обучение.
   2. Индивидуальная часть программы адаптации нового работника, включающая введение в должность, организуется и проводится его непосредственным руководителем совместно с наставником.
      1. В первый рабочий день:

• непосредственный руководитель представляет наставника новому работнику;
• наставник вручает работнику его программу адаптации.

1. 1. 1. В течение первых трех дней работы

• непосредственный руководитель организует первичное введение работника в должность. Оно включает в себя:

• представление работника коллективу структурного подразделения;
• знакомство нового работника с функциями структурного подразделения, правилами взаимодействия с другими службами учреждения;
• разъяснение работнику его должностных обязанностей согласно должностной инструкции;
• ознакомление с технологическим процессом выполнения должностных обязанностей и критериями эффективности;
• ознакомление с требованиями к ведению внутренней документации, правилами и сроками предоставления отчётности.

• работник знакомится с содержанием своей программы адаптации, задает вопросы наставнику, получает необходимые разъяснения по запланированным мероприятиям. Затем работник приступает к реализации программы адаптации.

1. 1. 1. В течение всего периода наставник помогает новому работнику осваивать передовые приемы и методы работы, ориентироваться в потоке информации, находить и исправлять ошибки. Совместно со специалистом по адаптации организует мероприятия, предусмотренные программой адаптации работника.
      2. В течение периода адаптации может быть организована промежуточная и итоговая проверка знаний нового работника, выполнение тестовых заданий. В этом случае темы, по которым предусмотрена проверка знаний, обозначаются в программе адаптации работника.
   2. В процессе адаптации непосредственный руководитель и наставник работника периодически контролируют выполнение им программы адаптации, обсуждают его взаимоотношения в коллективе и динамику адаптации.
2. СРОКИ АДАПТАЦИИ
   1. Период адаптации может совпадать с испытательным сроком.
   2. Срок адаптации указывается в программе адаптации работника. Решение о сроке адаптации принимает непосредственный руководитель работника по согласованию с руководителем службы персонала.
   3. Период адаптации для вновь принятого работника, имеющего опыт профессиональной деятельности в сфере занятости, а также работника, переведенного на новую должность, как правило, не превышает трех месяцев, но, при необходимости, может быть продлен в индивидуальном порядке. Срок адаптации для нового специалиста, не имеющего опыта профессиональной деятельности в сфере занятости, составляет от трех до шести месяцев.
   4. Наставничество для сопровождения адаптации нового работника организуется на срок от трех до шести месяцев.
3. НАСТАВНИЧЕСТВО
   1. Наставничество - форма сопровождения процесса адаптации нового работника, представляющая собой процесс консультирования и оценки результатов его труда более опытным специалистом. Наставник курирует процесс освоения необходимых навыков работником, консультирует его по вопросам, связанным с функциональными обязанностями и корпоративной культурой, способствует установлению конструктивных отношений с коллективом.
   2. Наставничество устанавливается для основного и административно-управленческого персонала учреждения.
   3. Наставник подбирается из числа опытных, профессионально подготовленных работников, имеющих развитые коммуникативные навыки и желание выполнять роль наставника.
   4. Назначение наставника производится с его согласия и оформляется приказом директора учреждения о закреплении нового работника за наставником.
   5. В обязанности наставника входит:

• планирование работы с закрепленным за ним работником;
• оказание работнику необходимой помощи в овладении приемами и методами работы, отработка навыков качественного выполнения функциональных обязанностей;
• обучение работника оказанию услуг с учетом принципов клиентоцентричности;
• выявление и совместное устранение ошибок, допущенных работником;
• заполнение оценочной формы по результатам адаптации - Анкеты «Общая оценка работника по результатам периода адаптации» (Приложение 1.4 к настоящему положению) и предоставление обратной связи работнику.

1. 1. Встречи наставника и закрепленного за ним работника проводятся не реже одного раза в неделю с целью обсуждения результатов работы работника за неделю и постановки задач на следующую. В ходе встречи наставник предоставляет обратную связь работнику о ходе адаптации, отвечает на вопросы. Работник обозначает задачи, вызывающие наибольшие сложности, рассказывает о трудностях в отношениях с коллегами и клиентами.
   2. Результаты работы наставника учитываются при проведении регулярной оценки, формировании планов карьерного и профессионального развития, принятии решений о материальном и нематериальном стимулировании.
2. КООРДИНАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ПРОЦЕССА АДАПТАЦИИ
   1. В течение всего адаптационного периода специалист по адаптации организует мониторинг, координацию и контроль процесса адаптации.
   2. В день выхода работника на работу (перевода на новую должность) специалист по адаптации контролирует:

• закрепление наставника за работником;
• вручение работнику программы адаптации;
• предоставление новому работнику доступа к информации и материалам, необходимым для работы.

1. 1. В течение первой недели специалист по адаптации организует и контролирует прохождение новым работником вводного обучения.
   2. В конце первой недели специалист по адаптации проводит беседу с работником с целью удостовериться, что контакт между наставником и работником установлен, наставник уделяет достаточно внимания работе с работником, отвечает на его вопросы, оказывает помощь.
   3. При обнаружении пробелов или сложностей во взаимодействии наставника с закрепленным за ним работником специалист по адаптации помогает их устранить.
   4. По истечении двух недель с начала работы работника специалист по адаптации проводит обмен мнениями о ходе адаптации с его непосредственным руководителем и наставником. В случае необходимости по итогам этой встречи вносятся изменения в программу адаптации работника.
   5. По итогам первого месяца работы специалист по адаптации организует проведение промежуточной оценки знаний и навыков нового работника, если это предусмотрено программой адаптации работника.
2. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ АДАПТАЦИИ/ ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ИСПЫТАТЕЛЬНОГО СРОКА
   1. Не ранее, чем за десять дней и не позднее, чем за пять дней до окончания испытательного срока работника (в случае, если он установлен трудовым договором), специалист по адаптации назначает встречу всех участников процесса для подведения итогов адаптационного периода и оценки результатов испытательного срока.
      1. В случае, если испытание не установлено трудовым договором, встреча для подведения итогов прохождения адаптации назначается не ранее, чем за десять дней и не позднее, чем за три дня до окончания периода адаптации, установленного для работника в его программе адаптации.
   2. Специалист по адаптации организует подготовку встречи, в том числе:

• запрашивает у наставника и непосредственного руководителя заполненную форму Анкеты «Общая оценка работника по результатам периода адаптации» (Приложение 1.4 к настоящему положению);
• запрашивает у непосредственного руководителя работника, прошедшего адаптацию, заполненную форму Анкеты «Общая оценка наставника» (Приложение 1.5 к настоящему положению)
• запрашивает у работника, проходившего адаптацию, заполненную форму анкеты (Приложение 1.6 к настоящему положению);
• запрашивает у наставника отчет о его работе в период адаптации нового работника;
• готовит повестку итоговой встречи и знакомит с ней участников.

1. 1. Результаты промежуточной и итоговой проверки знаний прилагаются к отчету работника.
   2. Не позднее, чем за два дня до назначенной встречи по оценке результатов испытательного срока и/или подведению итогов адаптации, специалист по адаптации организует ознакомление всех участников с материалами: отчетами, заполненными анкетами, результатами проверки знаний (если проводилась).
   3. На встрече подводятся итоги адаптации и проходит обмен мнениями о результатах испытательного срока и/или адаптационного периода, в том числе:

• непосредственный руководитель и наставник дают работнику обратную связь о том, как прошла его адаптация, как они оценивают достигнутые результаты;
• работник высказывает свое мнение о том, что у него получилось (не получилось), с какими трудностями он столкнулся и как в целом оценивает итоги прохождения адаптации и испытательного срока (при установлении его в трудовом договоре);
• непосредственный руководитель устно сообщает работнику результаты прохождения испытательного срока и/или периода адаптации и дает предложения по дальнейшему профессиональному развитию или обсуждает с работником целесообразность продолжения трудовых отношений;
• участниками встречи обсуждается необходимость продления срока адаптации;
• специалист по адаптации оформляет решения по итогам встречи в виде протокола и знакомит с ним всех участников встречи под подпись. В случае, если у работника установлен испытательный срок, ознакомление с протоколом проводится не позднее, чем за три дня до окончания периода испытания.

1. 1. В случае, если итоги испытания работника признаны неудовлетворительными, непосредственный руководитель информирует об этом директора учреждения путем направления служебной записки не позднее, чем за три дня до окончания испытательного срока, и прикладывает к ней подписанный протокол итоговой встречи по результатам адаптации работника.
2. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
   1. По итогам квартала служба персонала проводит анализ и оценку эффективности процесса адаптации в учреждении, в том числе:

• оценивает эффективность работы наставников (критерии эффективности приведены в Таблице 1.1. «Критерии эффективности работы наставника» Приложения 1.7 к настоящему положению);
• оценивает эффективность мероприятий по адаптации персонала с учетом обратной связи, полученной от участников процесса адаптации (критерии эффективности приведены в Таблице 1.2. «Ключевые параметры оценки эффективности процесса адаптации», показатели результативности приведены в Таблице 1.3. «Показатели результативности работы наставника и/или непосредственного руководителя» Приложения 1.7 к настоящему положению);
• анализирует эффективность процесса адаптации по показателям текучести за период, указанный в п.8.1.

Коэффициент текучести рассчитывается по формуле:

Общее количество работников, уволенных в течение испытательного срока и адаптационного периода, а также в течение трех месяцев после завершения испытательного срока и адаптационного периода, деленное на общее количество работников, принятых в учреждение за этот период, умноженное на 100.

1. 2. По результатам анализа и оценки эффективности процесса адаптации служба персонала – при необходимости – вносит изменения в организацию процесса адаптации персонала в учреждении и актуализирует настоящее положение и приложения к нему.

Приложение 1.1. Примерная программа адаптации специалиста учреждения

Примерная программа адаптации специалиста учреждения

Программу адаптации разработал: _____________________ФИО наставника, дата

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель подразделения _____________________ФИО, дата

С программой адаптации ознакомлен_____________________ФИО работника, дата

Приложение 1.2. Структура Книги работника

Структура Книги работника

1. ПРИВЕТСТВИЕ ДИРЕКТОРА УЧРЕЖДЕНИЯ.

Приветственное письмо и фото.

2. АКТУАЛЬНО ДЛЯ ПЕРВЫХ ДНЕЙ.

В раздел могут быть включены ответы на наиболее популярные, часто задаваемые новыми работниками вопросы.

3. ОБ УЧРЕЖДЕНИИ.

• История.
• Миссия – цели – ценности.
• Организационно-функциональная структура учреждения.
• Представление руководителей подразделений – краткая информация, фото, внутренние контакты.
• Краткая информация о графике работы.

4. ПОЛИТИКА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ.

• Кратко об организации основных процессов: адаптации, оценки, обучения, развития кадрового резерва. К кому по каким вопросам обращаться.
• Система оплаты труда, периодичность выплат, правила начисления переменной части вознаграждения. Социальный пакет, доступные льготы.
• Корпоративные традиции, мероприятия и система внутренних коммуникаций.
• Документационное обеспечение: порядок оформления заявлений, отпусков, больничных, справок и др.

5. ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ УЧРЕЖДЕНИЯ И ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНИЗАЦИЙ.

Приложение 1.3. Структура вводного курса для новых работников

Структура вводного курса для новых работников

БЛОК 1. СВЕДЕНИЯ ОБ УЧРЕЖДЕНИИ.

1. 1. История учреждения (коротко), стратегия, ценности.
   2. Приоритетные задачи учреждения на ближайший период.
   3. Организационно – функциональная структура, сферы ответственности подразделений, руководители.
   4. Организации – партнеры.

БЛОК 2. СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ПЕРЕЧЕНЬ ОКАЗЫВАЕМЫХ УСЛУГ.

2.1. Особенности работы в сфере занятости населения – ключевые моменты.

2.2. Основные направления работы учреждения.

2.3. Характеристика основных категорий получателей услуг.

БЛОК 3. ИНФОРМАЦИЯ О КОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЕ И ТРАДИЦИЯХ.

3.1. Основные положения Кодекса корпоративной этики.

3.2. Традиции проведения корпоративных мероприятий. Красивые истории, легенды.

3.3. Внутренние стандарты в области дресс-кода, делового этикета, правила поведения в типовых ситуациях.

БЛОК 4. ПОЛИТИКА В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ.

4.1. Профессиональное развитие – как организовано обучение работников учреждения.

4.2. Карьерное развитие – базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного роста работающих работников.

4.3. Политика в сфере вознаграждений.

4.5. Условия работы – порядок выплаты заработной платы, доступные льготы.

4.6. Условия работы и инфраструктура офиса.

4.7. Взаимодействие с профсоюзной организацией.

БЛОК 5. ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММЫ И СПЕЦИАЛЬНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ РАБОТЫ.

5.1. Стандарты оказания услуг.

5.2 Навыки работы с Единой цифровой платформой в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» и ЕПГУ. При необходимости – с иными региональными сервисами и порталами услуг.

5.3. Система показателей эффективности деятельности учреждения, отдельных подразделений и должностей.

Приложение 1.4. Анкета для оценки работника

АНКЕТА

«Общая оценка работника по результатам периода адаптации»

Период адаптации: с «_ »______ 20__ г. по «__»________ 20__ г.

Критерии оцениваются по 10-балльной шкале, где 10 – наивысший балл.

Итоговая оценка с учётом замечаний: _________ баллов.

Ф.И.О. непосредственного руководителя/наставника

_____________________________ «___»______________ 20__ г.

^{Подпись Дата}

С результатами прохождения адаптации ознакомлен(а)____________ФИО работника, «___»______________ 20__ г.

Приложение 1.5. Анкета для оценки наставника

АНКЕТА

«Общая оценка наставника»

(проводится непосредственным руководителем работника, прошедшего адаптацию и службой персонала)

Период адаптации: с «___»______ 20__ г. По «___»________ 20__ г.

Критерии оцениваются по 10-балльной шкале, где 10 – наивысший балл.

Итоговая оценка с учётом замечаний: _________ баллов.

Оценил(а):

ФИО непосредственного руководителя/специалиста по адаптации

« » 20 г.

^{Подпись Дата}

С результатами оценки ознакомлен(а)___________ФИО наставника, «_»________ 20__ г.

Приложение 1.6. Анкета работника, прошедшего адаптацию

Анкета работника, прошедшего адаптацию

(проработавшего в компании менее года)

Приложение 1.7. Критерии и параметры оценки эффективности

Таблица 1. Примерные критерии оценки эффективности работы наставника.

Таблица 2. Ключевые параметры оценки эффективности процесса адаптации.

Таблица 3. Показатели результативности работы наставника и/или непосредственного руководителя. *

*Используются при анализе анкеты работника, прошедшего адаптацию (Приложение 1.6. к настоящему положению).

Приложение 2. Примерная отчетная форма по итогам апробации организации процесса адаптации персонала

Примерная отчетная форма по итогам апробации

организации процесса адаптации персонала

(наименование учреждения)

« » 20 г.